CRM dla agencji marketingowej: co musi umieć i od kiedy się opłaca

Agencja obsługująca dwudziestu klientów prowadzi dwadzieścia budżetów, kilkadziesiąt kampanii i dwadzieścia rozliczeń miesięcznie. Zwykły CRM tego nie obejmie, bo został zbudowany do sprzedaży, a nie do obsługi po podpisie umowy.

Czym różni się CRM dla agencji od zwykłego CRM-u

Klasyczny CRM powstał do sprzedaży. Prowadzi kontakt od pierwszego telefonu do podpisu i tam się kończy. Agencja ma odwrotny problem: podpis jest początkiem, a cała praca zaczyna się później i trwa miesiącami.

W agencji jeden klient to jednocześnie budżet reklamowy, zestaw kampanii na kilku platformach, comiesięczna faktura, zadania zespołu i raport, który trzeba dowieźć na czas. Sprzedażowy CRM nie ma gdzie tego trzymać, więc dane rozłażą się po arkuszach, panelach reklamowych i skrzynce mailowej.

Stąd bierze się typowy objaw: nikt nie wie z głowy, ile dany klient wydał w tym miesiącu i czy kampania mieści się w budżecie. Odpowiedź wymaga wejścia w trzy panele i przeliczenia w kalkulatorze.

Pięć miejsc, w których agencja traci pieniądze bez systemu

Przekroczone budżety. Klient ustala 5 000 zł miesięcznie, kampania idzie swoim tempem i po trzech tygodniach jest 6 200 zł. Dowiadujesz się o tym przy fakturze, kiedy trzeba komuś powiedzieć, kto dopłaci.

Niezafakturowane prace. Dodatkowy landing, poprawki na stronie, kampania uruchomiona poza umową. Bez zapisu przy kliencie te godziny znikają.

Raporty robione ręcznie. Osiem godzin miesięcznie na przeklejanie liczb z paneli do prezentacji. To pełny dzień pracy, za który nikt nie płaci.

Klienci bez opieki. Przy dwudziestu kontach zawsze są dwa albo trzy, których nikt nie dotykał od miesiąca. Zwykle wychodzi to w momencie wypowiedzenia.

Konta bez konwersji. Kampania wydaje po kilkaset złotych tygodniowo i nie przynosi zapytań, bo pomiar się rozjechał. Im później to zauważysz, tym więcej pieniędzy poszło w próżnię.

Co system musi umieć, żeby to zatrzymać

Pokazywać budżet i wydatki obok siebie. Nie w panelu Google i nie w arkuszu, tylko w jednym widoku, gdzie od razu widać ile zostało i czy tempo się spina.

Sam pilnować limitów. System sprawdza konta i mówi, że coś przekracza budżet, zanim policzysz to ręcznie. Alarm dzień po fakcie jest wart mniej niż alarm w dniu przekroczenia.

Trzymać finanse przy kliencie. Przychód, koszty, podatki i to, co realnie zostaje. Bez tego nie wiesz, który klient zarabia, a który tylko zajmuje czas.

Generować raport bez przeklejania. Dane wpadają z platform, raport składa się sam, klient dostaje link i otwiera go bez zakładania konta.

Wiązać zadania z klientem. Żeby dało się odpowiedzieć na pytanie, ile godzin poszło w danego klienta i czy stawka ma sens.

Arkusz kalkulacyjny: kiedy przestaje wystarczać

Przy trzech klientach arkusz jest lepszy od systemu. Jest darmowy, elastyczny i nie trzeba się go uczyć. Problem zaczyna się przy skali.

Arkusz nie powie ci, że kampania przekroczyła budżet, bo nie zna kampanii. Nie zaktualizuje się sam, więc pokazuje stan sprzed tygodnia. Nie ma historii, więc nie sprawdzisz, czy w kwietniu też było źle. I nie da się go pokazać klientowi bez ukrywania połowy kolumn.

Granica przebiega zwykle w okolicach ośmiu, dziesięciu klientów. Poniżej arkusz działa. Powyżej zaczyna kosztować więcej czasu, niż oszczędza.

Jak wdrożyć system bez zatrzymywania pracy

Najczęstszy błąd to próba przeniesienia wszystkiego naraz. Wdrożenie ciągnie się tygodniami, zespół pracuje równolegle w dwóch miejscach i po miesiącu wraca do arkusza.

Lepiej działa kolejność od najbardziej bolesnego problemu. Najpierw budżety i alerty, bo to pilnuje pieniędzy od pierwszego dnia. Potem finanse per klient, żeby wiedzieć kto zarabia. Na końcu zadania i raporty.

Każdy etap ma dać efekt sam z siebie. Jeśli po pierwszym tygodniu nic się nie poprawiło, kolejne kroki i tak nie zostaną zrobione.

Najczęstsze pytania

Czy CRM dla agencji zastępuje panel Google Ads?

Nie i nie powinien. Kampanie dalej ustawiasz w panelu Google. System zbiera z niego dane, zestawia z budżetem ustalonym z klientem i pilnuje limitów. Panel służy do pracy w kampanii, system do panowania nad całością.

Od ilu klientów ma to sens?

Zwykle od ośmiu do dziesięciu. Poniżej arkusz wystarcza. Powyżej zaczyna brakować odpowiedzi na proste pytania w rodzaju ile ten klient wydał i czy nadal jest rentowny.

Ile trwa wdrożenie?

Podpięcie kont reklamowych to kwestia godziny. Uzupełnienie budżetów i finansów za bieżący miesiąc zajmuje pół dnia. Historia z poprzednich miesięcy jest opcjonalna i można ją uzupełniać stopniowo.

Czy klient musi zakładać konto, żeby zobaczyć raport?

Nie. Raport ma własny link i otwiera się w przeglądarce. Klient nie zakłada konta, nie ustawia hasła i nie musi niczego instalować.